Náš CRM systém FreshFlow za poslední rok hodně vyrostl. Přibyly moduly obchodních případů, nabídek a automatizací, kanban leadů, nová úvodní obrazovka i propojení s e-mailingovými a fakturačními systémy.
Nápověda na help.freshflow.app s tímhle tempem držela krok jen zčásti. Některé oblasti v ní chyběly úplně a například obchodní případy neměly ani vlastní sekci. A řada rozepsaných konceptů připomínala spíš poznámky k vydání než návod, podle kterého se dá v aplikaci něco opravdu udělat. Vývoj byl zkrátka rychlejší než psaní dokumentace.
Klasicky by to znamenalo měsíce práce pro někoho, kdo aplikaci zná do detailu, má čas psát a k tomu ještě nafotí stovky obrázků a pak je ještě upraví v Canvě. Zkusili jsme proto, jestli velkou část té práce zvládne umělá inteligence.
Možné riziko? Věrohodný popis funkce, která neexistuje
Největším rizikem AI při psaní dokumentace není špatná čeština. Je to sebejistý popis neexistující funkce či funkčnosti funkce, která takto nefunguje.
Asi jsme už všichni narazili na to, že AI občas fabuluje. Aby si nevymýšlela, je třeba ji jasně navést. Proto jsme se drželi jasného postupu.
Postup ve čtyřech krocích
- Seznam funkcíDo jednoho PDF jsme AI nechali sepsat všechny funkce, které potřebují návod.
- Pokyn: pročti si historii každé funkceKe každé funkci i úpravě ve FreshFlow existuje zadání v YouTracku, včetně komentářů a záznamu o tom, jak vznikala a proč právě takhle. Z toho se dá snadno vyčíst, k čemu funkce slouží a jak má fungovat.
- Návod jako konceptAI každý návod napsala nejdřív jen jako koncept.
- Schválení člověkemPo schválení člověkem AI dostává pokyn ke zveřejnění.
Nápovědu provozujeme v aplikaci Gleap, která funguje podobně jako Intercom. AI je na ni napojená, takže koncepty psala rovnou tam.
Co jsme se naučili
- AI zvládne i screenshoty s rámečky. Sama je pořídí a rovnou do nich doplní zvýraznění rámečkem. To je velká úspora, protože jinak by člověk musel každý obrázek upravovat v Canvě a rámečky kreslit ručně.
Screenshot z návodu k nabídkám. Pořídila ho AI i se zvýrazněním. - Na screenshotech má tendenci šetřit. Kdo by si taky nechtěl ulehčit práci. Stačí ji ale upozornit (klidně dopředu) a pak je velmi pečlivá.
Článek „Statistiky kampaní“: první verze bez obrázků a o týden později se dvěma screenshoty. - Čeština občas drhne. Sem tam použije obrat, který v češtině nezní přirozeně. I proto musí každý článek před zveřejněním projít člověk.
Skutečné věty z konceptů nápovědy a jejich oprava před zveřejněním.
Chcete AI zapojit podobně i u vás?
Probereme, kde vám může ušetřit práci a jak ji udržet pod kontrolou.